Kostenvergoedingen voor dienstreizen: hogere bedragen vanaf maart 2025

In januari 2025 werd de spilindex overschreden. Dit betekent dat de belastingvrije kostenvergoedingen voor werknemers die dienstreizen maken binnen België vanaf 1 maart 2025 verhoogd worden. Wat betekent dit voor jou als werknemer of werkgever? We leggen het uit!

Wat betekent een forfaitaire kostenvergoeding?

Als je voor je werk in België reist, mag je werkgever je een vergoeding geven voor de kosten die je onderweg maakt. Je hoeft niet elke uitgave apart te bewijzen, want de fiscus laat toe dat werkgevers vaste (forfaitaire) bedragen gebruiken.

Deze bedragen zijn gebaseerd op de vergoedingen die vroeger voor federale ambtenaren golden. Sinds 2024 krijgen ambtenaren echter maaltijdcheques in plaats van dagvergoedingen, maar de FOD Financiën bevestigt dat dit geen invloed heeft op de regels voor de privésector.

Nieuwe forfaits vanaf 1 maart 2025

De forfaitaire vergoedingen zien er vanaf maart 2025 als volgt uit:

• Dagvergoeding (voor maaltijdkosten): € 21,22 per dag

• Maandvergoeding (voor werknemers met een ‘reizende functie’): maximaal 16 x € 21,22

• Overnachtingsvergoeding: € 159,17 per nacht (als je zelf je verblijf betaalt)

Deze bedragen zijn bedoeld om kleine uitgaven tijdens een dienstreis te dekken, vooral maaltijden. Als je echter maaltijdcheques krijgt, moet je werkgever de forfaitaire vergoeding verlagen met de werkgeversbijdrage in de maaltijdcheque. Dit om dubbele terugbetaling van dezelfde kost te voorkomen.

Hoe zit het voor bedrijfsleiders?

Niet alleen werknemers, maar ook bedrijfsleiders kunnen deze forfaitaire kostenvergoedingen ontvangen. Dezelfde fiscale regels gelden voor hen.

Wat zegt de RSZ?

De fiscus aanvaardt deze bedragen, maar de RSZ hanteert andere, vaak lagere, bedragen voor kostenvergoedingen aan werknemers. Werkgevers doen er dus goed aan zich te houden aan de RSZ-normen om problemen te vermijden. Voor bedrijfsleiders gelden deze beperkingen niet, waardoor zij het volledige fiscale forfait kunnen krijgen.

Wat betekent dit voor jou?

De hogere forfaitaire vergoedingen maken het makkelijker om werknemers en bedrijfsleiders correct te vergoeden voor beroepsverplaatsingen. Wil je zeker weten hoe je deze regels correct toepast? Neem contact op met ons voor persoonlijk advies!