26 February 2024
Als zelfstandige ondernemer in België is het opstellen van correcte verkoopfacturen van cruciaal belang voor een gezonde bedrijfsvoering. Het is niet alleen een administratieve verplichting, maar het helpt ook bij het behouden van een transparante en professionele relatie met je klanten. In deze blog zullen we enkele veelgemaakte fouten bij verkoopfacturen bespreken en nader ingaan op de vereisten die de overheid stelt aan deze documenten. Want wist je dat er administratieve boetes staan op fouten in je factuur? Beter voorkomen en proactief aanpakken!
Het belang van een correcte verkoopfactuur
Een verkoopfactuur is meer dan alleen een betaalverzoek. Het is een wettelijk document dat de overeengekomen transactie tussen jou en je klant vastlegt. Door correcte facturen te verstrekken, bouw je niet alleen vertrouwen op bij je klanten, maar voldoe je ook aan de fiscale regelgeving. Daarnaast kan het bijhouden van accurate financiële gegevens je helpen bij het nemen van strategische zakelijke beslissingen.
Veelvoorkomende fouten bij verkoopfacturen
1. Onvolledige klantgegevens: Het lijkt voor de hand liggend, maar het is verrassend hoe vaak ondernemers vergeten de volledige contactgegevens van hun klanten op te nemen. Zorg ervoor dat de naam, adres en btw-nummer van de klant correct zijn vermeld.
2. Onduidelijke omschrijving van goederen/diensten: Een gedetailleerde beschrijving van de geleverde goederen of diensten is essentieel. Vermijd vage termen en wees specifiek. Dit voorkomt misverstanden en helpt bij eventuele geschillen.
3. Ontbrekende factuurdatum en -nummer: Elke factuur moet een uniek nummer en een duidelijke factuurdatum hebben. Dit maakt het niet alleen gemakkelijker om de factuur te identificeren, maar is ook een vereiste voor de boekhouding.
4. Foutieve berekening van bedragen: Controleer nauwkeurig alle berekeningen op de factuur. Fouten in het totaalbedrag of de toegepaste btw kunnen leiden tot verwarring en problemen met de fiscus.
5. Onjuiste vermelding van btw-tarieven: In België zijn verschillende btw-tarieven van toepassing op verschillende goederen en diensten. Zorg ervoor dat je het juiste btw-tarief correct aanduidt voor elk item op de factuur. Ben je vrijgesteld van btw? Geen probleem! Vermeld dit duidelijk op je factuur. Als je toch het btw-tarief moet vermelden, vul dan gewoon €0 en 0% in.
Verplichte elementen op een factuur
De Belgische overheid heeft duidelijke richtlijnen voor de verplichte elementen op een verkoopfactuur. Deze omvatten onder andere:
1. Je eigen identificatiegegevens: Vermeld je naam, adres, en btw-nummer.
2. Identificatiegegevens van de klant: De naam, adres, en btw-nummer van je klant.
3. Uniek factuurnummer en -datum: Elke factuur moet een uniek nummer hebben, en de uitgiftedatum moet duidelijk vermeld zijn. De nummers van je facturen moeten ononderbroken oplopen, een geheim kunnen we je alvast verklappen: je hoeft niet per se met het volgnummer 1 te beginnen. Zo merkt je klant niet dat hij de eerste is.
4. Duidelijke omschrijving van de goederen/diensten: Een gedetailleerde beschrijving van wat er geleverd is.
5. Prijs per eenheid, hoeveelheid, en totaalbedrag: Transparantie in prijsberekening is essentieel. Reken je per uur, per stuk, per meter…
6. Toegepast btw-tarief en bedrag: Vermeld het toegepaste btw-tarief en het bedrag apart op de factuur. Afhankelijk van je activiteit is dat 6%, 12% of 21%.
De totaalprijs bestaat uit de maatstaf + btw. Eventuele kortingen trek je af van het totaalbedrag, exclusief de btw.
7. Datum van levering (indien verschillend van Factuurdatum).
8. Vermelding 'Factuur uitgereikt of betaald': Duid aan of de factuur al dan niet is uitgereikt of betaald.
9. Het gerechtelijk arrondissement waartoe je zaak behoort. Heb je een vennootschap? Vermeld dan de rechtbank van koophandel van je regio.
Voor zelfstandige ondernemers bieden ondernemingsloketten zoals Xerius een schat aan informatie over het correct opstellen van facturen en andere aspecten van het ondernemerschap. Bezoek de Xerius-website voor nuttige tips en adviezen.
